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¿Qué tan importante es agilizar los procesos en su empresa?

Hoy día es de vital importancia que todas las empresas, independientemente de su tamaño, enfrentan demandas respecto a rentabilidad, calidad, tecnología y desarrollo. Un sistema de administración de solicitudes eficiente, diseñado a la medida de sus procesos, puede ayudar a minimizar el tiempo de espera de aceptación de solicitudes de viajes y/o compras de artículos con el fin de enfrentar los desafíos del cambiante mercado global de hoy.

Independientemente del sector al que pertenezca una empresa o la actividad que desempeñe, ésta se vale de gran cantidad de información que ha de procesar y analizar para llevar a cabo cualquier operación. Por ello, la correcta gestión de datos (acceso, disponibilidad, intercambio, entre otros) tiene su inmediata traducción en beneficios empresariales con carácter general.

Un sistema de solicitudes de viáticos y compras puede ayudar a centrar, organizar y sistematizar los procesos para la gestión y mejora.

Una vez las empresas han alcanzado un modelo de gestión en el que predomina el tratamiento informático de sus datos, es habitual que se presente la necesidad de superar ese nivel y alcanzar una mayor automatización de algunos de sus procesos, de esta manera, el siguiente paso consiste en obtener un mayor rendimiento de los datos tratados informáticamente y facilitar los procesos internos que se basan en ellos. En otras palabras, automatizar o informatizar procesos tomando la información ya existente en formato digital.

La automatización de los procesos empresariales es, sin duda, uno de los mayores beneficios que la informática ha propiciado en el ámbito de los negocios. No solo permite agilizar procesos, con el consiguiente ahorro de costes y aumento de la eficiencia, sino que también se convierte en base imprescindible para soportar etapas de crecimiento e incrementar las ventajas competitivas de las compañías.

BENEFICIOS

Mejora de la Productividad: Las empresas van a poder alcanzar un buen nivel de gestión gracias al tratamiento informático y estructurado de sus solicitudes.
Agilizar Procesos: Este sistema le permitirá a cada usuario realizar eficientemente el envío, recepción y aceptación de las solicitudes desde cualquier lugar del mundo, ya que se tiene acceso desde Internet, esto hará la gestión de aprobación o rechazo más rápidamente.
Ahorros en Costos de Papeleo: Ya que todas las solicitudes se manejan desde el sistema, es decir, no es necesario que los usuarios se colmen de papeleo, porque el proceso de aprobación o rechazo es automático y con el sistema de firmas la aprobación pasa directamente a facturación.
Notificaciones: El sistema de solicitudes cuenta con unas plantillas de correos que según el caso son enviadas al usuario, para informar el cambio de clave de acceso al sistema e indicar la aprobación o rechazo de una solicitud de compra y/o viáticos.
Permite anexar información complementaria por medio de archivos adjuntos.

MÓDULOS

Los módulos incluidos en el sistema de administración de solicitudes de órdenes de compra y administración de viáticos son:

  • Módulo de Solicitudes de Viáticos.
  • Módulo de Solicitudes de Compras.